Produktiver dank Prozessmanagement

Ein Prozess ist nicht einfach nur die Beschreibung der Schritte, die für die Durchführung einer bestimmten Aufgabe notwendig sind. Es ist ein bestimmtes Prozessdenken, das Wiederkehrendes möglichst einfach und allgemeinverständlich erfasst, um Qualität zu sichern, effizienter und produktiver zu werden im Team. In vielen Hochschulen wird ein Großteil der Prozesse weder dokumentiert noch damit gearbeitet. So müssen neue Kolleg:innen immer wieder aufs Neue zeitraubend eingearbeitet werden (Onboarding), es ist unklar, wie bestimmte Verwaltungsabläufe funktionieren (nur das Sekretariat weiß es oft) und immer wieder passieren unnötige und vor allem dieselben Fehler.

Wann immer etwas mehr als einmal gemacht wird, sollten die Abläufe klar und einfach erfasst werden - Dank einer Prozessdokumentation macht man sich die Arbeit in Zukunft leichter, sowie Aufgaben an andere zu delegieren oder neue Kolleg:innen einzuarbeiten. Gemeinsam über Teams und Organisationseinheiten hinweg Prozessmanagement zu betreiben, schafft überdies ein gemeinsames Verständnis für die Bedeutung der eigenen (Prozess-) Rolle für ein qualitativ immer gleichbleibendes Endergebnis.

In diesem Workshop geht es darum, wie wiederkehrende Tätigkeiten durch eine einfache Dokumentation als Prozesse einfacher, schneller und erfolgreicher umgesetzt werden können. Dabei wird an den Arbeitssituationen und den akut größten Engpässen der Teilnehmer:innen gearbeitet.

„Wir freuen uns sehr über die tolle, kompetente wie vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Lukas Bischof Hochschulberatung und treiben an der TU Darmstadt gemeinsam Prozessmanagement voran!“
(Pro4TU - Einführung von Prozessmanagement an der TU Darmstadt)

Inhalte des Workshops

Nach diesem Workshop können die Teilnehmenden Prozesse erheben und dokumentieren und haben einen Aktionsplan, wie sie diese unmittelbar gewinnbringend für ihr Team nutzbar umsetzen können.

Die Teilnehmer:innen erhalten das Rüstzeug für einen pragmatischen, professionellen und wirkungsvollen Einsatz von Prozessmanagement im besonderen Kontext von Hochschulen. Sie lernen ferner, wie man Prozessmanagement zu implementieren und Schwachstellen in Prozessen zu erkennen und zu optimieren.

Aus den Inhalten:

I. Durch Prozesse das eigene Arbeiten verbessern

  • Die Elemente eines guten Prozesse: Wer,Was, Wann & Wie

  • Prozesse und Prozessmanagement - Was es kann und was nicht

II. Das Handwerkszeug: Prozesse dokumentieren

  • Erste Schritte: Beschreibungen, Checklisten und Boards im Team nutzen

  • Fortgeschrittene Methoden zum Visualisieren, Analysieren und Bewerten von Prozessen

  • Prozessarchitekturen - Prozesslandkarten, Prozess-Strukturbäume, Prozessregister und Prozessmodellierungen

III. Die Arbeit mit Prozessen im Team einführen

  • Vorgehensweise und Erfolgsfaktoren

  • Bewusstsein für Verbesserungen schaffen und mit Widerständen gegen Prozessdokumentation konstruktiv umgehen

  • Einbeziehung und Aktivierung der Beteiligten - Prozessrollen, -verantwortlichkeiten und -ressourcen

didaktisches konzept des Workshops

Der Workshop ist praxis- und dialogorientiert, erfahrungsbasiert und partizipativ ausgerichtet. Er bietet eine fundierte Einführung in die Arbeit mit Prozessen mit einem Fokus auf Abteilungen und Teams.   

Methoden:

  • Kurzeinführungen zu Modellen und Praxisbeispiele

  • Einzelarbeit und Kleingruppenarbeit

  • Arbeit an eigenen Beispielen und Fallbeispielen

  • Expert:innen-Inputs aus der Prozesspraxis an Hochschulen

  • Rollenspiele

  • Beratung zur eigenen Prozessentwicklung

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