Digitalisierung und KI für Hochschulmitarbeiter:innen

Die Digitalisierung und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) haben tiefgreifende Auswirkungen auf Verwaltungen von Wissenschaftsorganisationen. Sie beeinflussen sowohl die internen Abläufe als auch die Art und Weise, wie Mitarbeiter:innen, Ressourcen und Dienstleistungen gesteuert und in Zeiten knapper öffentlicher Kassen und stetiger Aufgabenzunahme sinnvoll an der Hochschule eingesetzt werden. Das betrifft nicht nur Forschung und Lehre, wo längst Diskussionen etwa über neue Prüfungsmethoden, Online-Lehre, virtuelle Studienassistent:innen und Forschungs- und wissenschaftliche Vernetzungsdatenbanken stattfinden.

Auch im Hochschulmanagement können Automatisierungen, intelligente Assistenzsysteme und datenbasierte Entscheidungshilfen Routineaufgaben erleichtern, kreative Ideen fördern und Freiräume für die Aufgabenausgestaltung schaffen. Auch daran angrenzende Themenfelder wie zum Beispiel „New Work“ bezogen auf die Arbeitskultur oder Datenschutz- und Urheber:innen-Rechte bei der Nutzbarmachung künstlich erzeugter Fremdinhalte können eine praktische Rolle zur Erleichterung des Arbeitsalltags spielen. Zuletzt haben Digitalisierung und KI Auswirkungen auf den Umgang mit Verwaltungskund:innen, wie z. B. Studienbewerber:innen und Studierenden, Forscher:innen und externe Kooperationspartner:innen von Hochschulen.

Während gerade im Lehrbereich bereits vielfältige Weiterbildungsangebote etwa für Dozent:innen und Prüfer:innen gibt, sind diese für das allgemeine Hochschulpersonal (noch) weitgehend Mangelware.

Ziele des Workshops

Der Workshop richtet sich primär an Wissenschaftsmanager:innen und wissenschaftsunterstützendes Personal sowie Mitarbeiter:innen aus der allgemeinen Hochschulverwaltung. Er dient der Einführung in die Thematik Digitalisierung und Künstliche Intelligenz und verlangt keinerlei technische oder sonstige Vorkenntnisse im Zusammenhang mit der Thematik. Die Offenheit für den Einsatz digitaler Technologien in der Hochschulverwaltung, die Bereitschaft zur Reflexion und den Praxisaustausch über die eigene Arbeitsweise und deren Potenziale für Automatisierung im Hochschulalltag und das Interesse an der Optimierung von hochschulischen Verwaltungsabläufen sind allerdings sinnvoll.

Der Workshop ist kein „Statement für oder gegen KI“, sondern zeigt die Möglichkeiten von Digitalisierung und KI und deren Einsatzbereiche in der Hochschulverwaltung praxisnah auf. Die Teilnehmer:innen erhalten ein Grundverständnis für die Materie und den aktuellen Stand der Technik. Sie lernen, digitale Tools und KI gezielt einzusetzen, indem sie anhand ausgewählter Tools und Toolgruppen erfahren, wie und an welchen Stellen Digitalisierung und KI sinnvoll in ihren Verwaltungsalltag integriert werden können. Das steigert ihre Effizienz, indem sie Arbeitsabläufe optimieren, Texte und Präsentationen (auch fremdsprachige) schneller erstellen, große Datenmengen extrahieren und aufbereiten und dabei komplexe Sachmaterien auf den Punkt bringen können. Sie nutzen ihre Arbeitszeit sinnvoller, indem sie Vor- und Nachbereitungszeiten von Verwaltungsmeetings reduzieren und Routineaufgaben wie die Erstellung von Protokollen, Zusammenfassungen oder Standard-E-Mails automatisieren. Zuletzt können die Teilnehmer:innen leichter andere und neue Perspektiven ihrer Stakeholder einnehmen (Wissenschaftler:innen, Studierende, andere Organisationseinheiten), diese besser verstehen und einordnen. Sie wissen zuletzt um die rechtlichen und ethischen Rahmenbedingungen und entwickeln ein Gespür für die Chancen und Grenzen der Automatisierung in ihrem Arbeitsbereich. Sie gehen souverän mit Digitalisierungsanforderungen um und empfinden KI nicht als Bedrohung, sondern als nützliche Unterstützung für ihren Arbeitsalltag und die Zusammenarbeit im Team. Sie gewinnen gleichermaßen Lust auf dieses für viele noch neue und dynamische Gebiet.

Der Workshop vermittelt somit nicht nur Wissen über digitale und KI-gestützte Technologien, sondern auch die Fähigkeit, diese reflektiert, selbstbestimmt und verantwortungsvoll im Hochschulalltag einzusetzen.

Inhalte des Workshops

(1) Mensch, Maschine & digitale Zusammenarbeit: Digitalisierung & KI verstehen

• „Intelligente Maschinen“? – Grundlegendes über Digitalisierung, Algorithmen, KI und Machine Learning

• Gekommen, um zu bleiben – Was Digitalisierung und Künstliche Intelligenz für die eigene Arbeitswelt an der Hochschule jetzt und in Zukunft bedeuten

• Chance oder Störfaktor? – Entmystifizierung und Grenzen von KI

(2) KI in der Hochschulpraxis: Technische Optionen zielgerichtet nutzen

• Überblick über KI-gestützte Verwaltungs- und Organisationstools – Praxisbeispiele für erfolgreiche Digitalisierung und KI-Nutzung an Hochschulen

• Automatisierung von Routineaufgaben – konkrete Anwendungsfälle, Quick Wins und Möglichkeiten der Weiterentwicklung

• Chatbots, Workflows und Dokumentenmanagement – Effizienzsteigerungen im Hochschulalltag anhand ausgewählter Tools

(3) KI, Team und ich: Gelingende Zusammenarbeit mit einem neuen Player

• Digitale Kompetenzen – Was an Fähigkeiten, Fertigkeiten und Wissen an welchen Stellen benötigt wird und welcher digitale Transformationsstand für KI notwendig ist

• Mein:e persönliche:r „KI-Agent:in“ – Wie ich KI in meine individuellen Arbeitsprozesse integrieren kann und worauf zu achten ist

• Kollaboration neu gedacht – Wie sich KI auf die Zusammenarbeit in Verwaltungsteams auswirkt und wie man dies positiv nutzen kann

(4) Rechtliche & ethische Aspekte: Zwischen erlaubt und angemessen

• Datenschutz, DSGVO und hochschulische IT-Services – Rahmenbedingungen für den Einsatz in der öffentlichen Hochschulverwaltung

• Mensch vs. Maschine? – mit Biases umgehen, Verantwortung wahrnehmen & die Entscheidungshoheit behalten

• Best Practices für KI-generierte Inhalte – Urheberschaft, Vertrauenswürdigkeit, transparente Nutzung & „Fair Use”

Methodik & Didaktik

Der Workshop verbindet interaktiv praxis- und dialogorientierte Inputs mit Phasen der Reflexion und Diskussion für Transfer und nachhaltigen Lernerfolg. Er setzt dabei auf das aktive Ausprobieren von Methoden, Techniken und Tools u. a. über Live-Demos, Tool-Tests & Fallbeispiele, Simulationen von typischen Situationen der Verwaltungspraxis sowie das Nachvollziehen konkreter verwaltungsbezogener Herausforderungen an Hochschulen. Kurzen Inputvorträgen folgen praktische Übungen in Gruppen- und Einzelarbeit sowie Präsentationen mit Peer-to-Peer-Feedbacks. Der gelenkte Erfahrungsaustausch ist ebenso wie die interne, nachhaltige Vernetzungsmöglichkeit für die Teilnehmer:innen wichtiger Bestandteil des Workshops, welcher eigene Erlebnisse und Kenntnisse der Teilnehmer:innen im Kontext von Digitalisierung und KI aufgreift und bearbeitet.

Der Workshop soll dabei weder eine allumfassende Einführung in KI noch eine Tooling-Schulung darstellen, sondern geht anwendungsorientiert pragmatisch auf die Besonderheiten von Digitalisierung und KI an Hochschulen ein. Anhand der jahrelangen Erfahrung von jeweils zwei Trainer:innen als Hochschulführungskräfte und -mitarbeiter:innen sowie Digitalisierungs- und KI-Expert:innen im Hochschulkontext werden die Teilnehmer:innen angeleitet und gestalten die Inhalte selbst mit aus. Dazu wird begleitend ca. zwei Wochen im Vorfeld eine anonymisierte Umfrage durchgeführt, in denen u. a. die Interessens- und Arbeitsschwerpunkte, eine Selbsteinschätzung der Vorerfahrungen sowie die von den Teilnehmer:innen gewünschten inhaltlichen Themenschwerpunkte und Lernziele thematisiert werden, denen sich der Workshop anpasst. Zur Sensibilisierung erhalten die Teilnehmer:innen zusätzlich vor Beginn des Workshops vorbereitende Aufgaben als asynchrone Selbstlerneinheit.

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