Wissenschaftsevents erfolgreich planen und durchführen - Wie Klausurtagungen, Konferenzen und Symposien gelingen

Häufig werden wissenschaftliche Mitarbeiter:innen oder ein Projektteammitglied damit beauftragt, “‘mal eben” die Jahreskonferenz oder das Abschluss-Event des Verbundprojekts zu organisieren.
Diese haben meistens nicht nur weder Erfahrung noch eine solide Ausbildung im Eventmanagement. Sie dürfen diese Aufgabe oft auch noch nebenbei zu ihrer eigenen Forschung, einer inhaltlichen Projektleitung oder der täglichen fachlichen Tätigkeiten miterledigen. Schließlich kann “das ja nicht so schwierig und zeitintensiv sein”, hört man gelegentlich, denn immerhin waren die meisten schon auf solchen Events als Gast, haben dort selbst referiert oder sogar hier und da ein wenig mitgeholfen. Doch diese Logik trügt.

Egal ob eine wissenschaftliche Fachkonferenz, das Retreat einer Verbundforschungsgruppe oder eine Führungskräfteklausur von Hochschulmanager:innen - Hand aufs Herz: Wie viele dieser Veranstaltungen haben Sie als wirklich gelungen in Erinnerung?

Handwerkliches Eventmanagement und bedürfnisse des wissenschaftsbetriebs - zwei seiten der medaille

Wie viel Arbeit und Knowhow hinter einer erfolgreichen Großveranstaltung im Wissenschaftskontext steht, stellt man oft erst fest, wenn die Abstimmungsagenden ins Unermessliche wachsen, dauernd noch etwas vergessen wurde oder man einsehen muss, dass alle von Dritter Seite gewünschten Themen, Einzelideen und Formate unmöglich zusammen sinnvoll realisiert werden können.
Es sollen bloß nicht wieder die vortragsdominierte, mit Beiträgen überladene Großveranstaltung werden, bei der für die einzelnen Teilnehmer:innen nicht lediglich „hier und da mal ein ganz interessanter Input“ oder „ein bis zwei recht nette Begegnungen“ mit dabei waren. Dazu werden gut gemeinte Abwechslungen durch neuste Features oder wahllos gestreute Auflockerungen nach dem Gießkannenprinzip “für jede:n etwas dabei” hinzugebaut … - Lohnt sich dafür die weite Anfahrt und die individuelle Unterkunftsplanung? Zahlen sich dafür bürokratische Reisekostenabrechnungen und mehrere Stunden oder gar Tage vor Ort an Investition aus für die einzelnen Teilnehmer:innen?

Einige wiederum outsourcen gleich zu Beginn alles an eine Eventagentur aus, die zwar handwerklich eine funktionierende Veranstaltung auf die Beine stellt. Die Besonderheiten und Erwartungen an wissenschaftsbasierte und wissensintensive Veranstaltungen jedoch kann sie selten abdecken. Anders als bei der Weihnachtsfeier einer Verkaufsabteilung oder der Messe eines Tourismusverbandes stammen die Teilnehmer:innen aus einer Expert:innen-Organisation wie einer Universität, einer Weiterbildungsakademie oder einem Forschungsinstitut.

Wie gelingt nur der Spagat zwischen einer stark auf Lernen, Weiterentwicklung, Bildung und Wissen gerichteten Großveranstaltung auf der einen Seite und einem Eventerlebnis, dass allen im Langzeitgedächtnis bleibt - nicht nur wegen eines kuriosen Formats, sondern insgesamt als “runde Sache”?

Erfolgreiche Wissenschaftsevents aus Sicht der Teilnehmer:innen - Was hat die Zielgruppe davon?

Wissenschaftsevents sind vor allem dann erfolgreich, wenn sie den Erwartungen ihrer Zielgruppe entsprechen - den Teilnehmer:innen der Veranstaltung.
Das ist weniger profan, als es auf den ersten Blick erscheint. Liegt doch die Ausrichtung, Organisation und Steuerung einer solchen zumeist in der Hand einiger weniger Personen. Ein wissenschaftliches Barcamp etwa, bei dem alle als “Teilgeber:innen” angesehen werden und gemeinsam vor Ort entscheiden, was sie in welcher Form am meisten interessiert, ist immer noch die Minderheit. Vielmehr dominieren klassische Konferenzformate, die oft Themen sowie Einladungslisten bis ins Details vorgeben und streng zwischen erlesenen Podiumsprecher:innen auf der einen sowie passiven Zuschauer:innen im Auditorium auf der anderen Seite unterscheiden. Managementklausuren für hochschulische Führungskräfte werden ebenso gerne top down angesetzt durch die Hochschulleitung, welche die einzelnen Fachabteilungen damit “zu beglücken sucht”. Und die Abschlusstagung des Verbundprojektes stellen zumeist die Trägerinstitutionen zusammen, haben Sie schließlich doch die Drittmittelförderung eingeworben.
Wenn und sofern dies die Bedürfnisse und den Nutzen der Teilnehmer:innen trifft, mag es bei solch oligarchischem Eventmanagement eher dem Zufall geschuldet sein. Wir hingegen fragen nicht nur die Veranstalter:innen, wo sie “event-mäßig” hinwollen und was der Event-Outcome sein soll. Wir binden ebenso künftige Teilnehmer:innen und potentiell Interessierte mit ein, bis klar ist, welchen Mehrwert die Zielgruppe davon hat. Bei wissenschaftsbasierten und wissensintensiven Veranstaltungen ist oft eine zu selten beantwortete Kernfrage, warum es diese Art von Großgruppenevent überhaupt in dieser Form benötigt (Weshalb alle synchron vor Ort?). Der nachvollziehbare Wunsch alleine, beispielsweise “einfach einmal sämtliche Mitarbeiter:innen zusammenzuhaben” oder “möglichst viel an unterschiedlichen Sichtweisen zusammenzuführen”, genügt dem nicht. Eine weitere Kernfrage ist häufig, was an Themenumfang und Themendichte in wenigen Stunden bzw. Tagen mit oftmals vielen heterogen Teilnehmer:innen sinnvoll erscheint und was davon ggf. in andere Settings bzw. Vor- und Nachbereitungen ausgelagert werden kann.

Im Dreischritt zum Erfolg - Mehrwert, Hauptaspekte und Gestaltungselemente

Wenn im ersten Schritt der Mehrwert aus Sicht der Zielgruppe geklärt ist (s. o.), geht es im zweiten darum, welche Hauptaspekte des Events im Vordergrund stehen. Zuletzt genannte zahlen auf die Erreichung der Erstgenannten ein. Natürlich haben alle Events mehr oder weniger einen sozialen Begegnungscharakter, man möchte sich austauschen und inhaltlich weiterkommen - Aber welche zwei bis drei Aspekte stehen bei Ihrem Wissenschaftsevent wirklich im Vordergrund? Anders ausgedrückt: Was bildet den Eventkern und muss funktionieren, damit Ihr Wissenschaftsevent als erfolgreich gelten darf? Definieren wir dies und fokussieren darauf, dann wird die weit überwiegende Mehrheit Ihrer Teilnehmer:innen später sagen: “Ich war hier richtig!” - selbst dann, wenn nicht allen alles zu Hundertprozent gefallen hat.

Steht etwa der Präsentationsaspekt im Vordergrund, weil es sich um ein Kickoff handelt, wo viele Projektbeteiligte sich erstmals live sehen und wissen wollen, wie die Forschungszusammenarbeit künftig funktioniert?

Oder tragen einzelne Fachexpert:innen und Praktiker:innen neue Ideen, Tests und Prototypen zum Thema Hochschuldigitalisierung zusammen? Dann mag der Versuchsaspekt ein Schwerpunkt sein, wo die Teilnehmer:innen Feedbacks, Räume zum Ausprobieren und kreative Gedankenexperimente erwarten.

Vielleicht sollen die Führungskräfte Ihrer Hochschule auch die Umsetzung einer Change-Strategie entwickeln mit konkreten Ansätzen, einem Zeitplan, Aufgabenverteilungen und Next Steps? Dann spielt der Kollaborationsaspekt eine wesentliche Rolle, da das Event ein gemeinsames Produkt wie z. B. ein Konzept oder anderes konkretes Output generieren soll.

Oder dient das Retreat einer Forschungsgruppe vornehmlich dem Abschalten vom Daily Business und der gemeinsamen Auszeit? Dann sollte dem Genussaspekt Gewicht zukommen mit einer spiel- und spaßfördernden Ausrichtung und möglichen Teambuildinganteilen.

Wenige Hauptaspekte bilden die Grundlage für den dritten Schritt: die Auswahl konkreter Gestaltungselemente, die für die Hauptaspekte essentiell sind. Typischerweise spielen diese Gestaltungselemente auf drei Ebenen zusammen, von denen jede bedient werden mag:

• einer architektonisch-räumlichen Ebene (z. B. abgetrennte Räume für Panels, Außenbereiche für ein “Walking & Talking”, gut zugängliche Ausstellungsplätze für Posterpräsentationen etc.)

• einer sozial-kommunikativen Ebene (z. B. die Art des gemeinsamen Essens, Ausstellungsstände für Begegnungen ad hoc, passende Pausengestaltungen, Anregungen zum Netzwerken, Rückzugsmöglichkeiten für Calls oder Vorbereitungen, Willkommenspakete beim Empfang etc.)

• einer technisch-handwerklichen Ebene (z. B. eine Übertragungssoftware zum Streaming, Karten & Wegweiser zur und innerhalb der Eventlokalität, Registrierungstools und Anmeldeslots, Mikrofone und Monitore, Trainings- und Moderationsequipment vor Ort etc.)

Hier geht es nicht um ein schablonenhaft-konditionales Vorgehen, sondern darum, nicht auf Nebenschauplätzen wertvolle Planungsenergie für “Nice to haves” zu verschwenden. In unseren Eventmanagement-Meetings gibt es ansonsten oft Aussprüche wie “Toll wäre, wenn wir X und Y auch noch haben könnten!” (aber warum?) oder aber es wird versucht, allerlei illustre Gastredner:innen, aufwendige technische Spielereien oder begleitende Freizeitmaßnahmen heranzuschaffen - leider oft ohne die wirklich essentiellen Elemente zu bearbeiten und mit entsprechend Ressourcen zu versehen. Aus der Erfahrung heraus korrespondieren oftmals typische Gestaltungselemente mit entsprechenden Hauptaspekten. Beispielsweise benötigt der Kollaborationsaspekt architektonisch-räumlich etwa funktional schnell umbaubare Möblierungen und sozial-kommunikativ Möglichkeiten der Selbstorganisation, oder der Versuchsaspekt technisch-handwerklich etwa einfache Rating-, Bewertungs- und Abstimmungstools.

Zuletzt erfolgt im letzten Schritt die Ausarbeitung von integrierten, kohärenten Eventinhalten, einer Eventstruktur und eines Eventablaufs. Dabei ist gerade in Wissenschaftskontexten das Thema ausreichender Pausen statt der bloß obligatorischen Mittagsstunde und jeweils 15 Minuten für den Kaffee wichtig. Für persönliche Rückzugsmöglichkeiten wie zur gesunden Bewegung als Ausgleich zu stark sitzend-denkenden Tätigkeiten darf dies nicht vernachlässigt werden. Auch Mobilitätszeiten (Wie lange z. B. brauchen 100 Teilnehmer:innen, um von Raum A in Raum B zu gelangen? Und wie “locke” ich diese zügig dorthin?) gehören dazu wie Umbau- und Pufferzeiten, wie der Frage der Eventdramaturgie: Ein großer “Schock” zu Beginn zum Aufrütteln, um eine Veränderungsbereitschaft zu begründen? Ein Überraschungsgast am Ende mit “Knalleffekt”? Oder schlicht eine physische Aktivität am frühen Nachmittag, um das “Suppenkoma” elegant zu überwinden? Dies ist ebenso festzulegen wie didaktisch, welche Lernprozesse mit welchen Methoden gesteuert werden sollen - Die Großgruppenmoderation ist dabei nur eine Möglichkeit.

Wir nehmen Ihnen nicht die Organisationshoheit über Ihr Wissenschaftsevent aus der Hand, buchen keinen Catering-Service und verlegen keine Kabel in der Kongresshalle. Vielmehr entwickeln wir auf sehr praktische und strukturierte Weise mit Ihnen gemeinsam ein Wissenschaftsevent und begleiten den Designprozess bis alle zufrieden sind - mit unserer langjährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit den Zielgruppen aus Wissenschaft, Wissenschaftsmanagement und Hochschulverwaltung. Wir stehen Ihnen auch bei der Durchführung zur Verfügung - als Moderator:in, Facilitator bei Event-Settings oder Trainer:innen der Veranstaltung. Und gerne evaluieren wir das Event wie unsere Zusammenarbeit zum Schluss - Denn nach dem Event ist stets vor dem Event!

Wollen Sie Ihr Wissenschaftsevent auf das nächste Level bringen? - Wir begleiten Sie gerne!