Martin Becker, Lukas Bischof Hochschulberatung
Sie wollen hundert(e) Teilnehmende auf einer Online-Konferenz zusammenbringen. Sie wünschen sich Wissensaustausch, Feedback und Vernetzung - geht das? Die gute Nachricht: Ja! Aber: Sie können nicht einfach bewährte Konzepte für Präsenzveranstaltungen in die Online-Welt kopieren.
Enorme Chancen - auch jenseits von Corona
Größere Reichweite, ein Bruchteil der Kosten und nicht zuletzt geringere Belastung der Umwelt: starke Argumente für Online-Konferenzen auch jenseits der Pandemie in Zeiten zunehmender Internationalisierung der Hochschulen. So hatte z.B. die Online-Veranstaltung eines Kunden fast doppelt so viele Teilnehmende wie die entsprechende Präsenzveranstaltung des Vorjahres.
So setzen Sie Online-Konferenzen erfolgreich um
Der häufigste Fehler aus meiner fast zwanzigjährigen Erfahrung mit diesem Thema: “Wir nehmen den Ablauf einer Face-to-Face-Konferenz, die uns gut gefallen hat, und suchen uns dann ein Tool aus, mit dem wir das so gut wie möglich nachbauen können.” So geht’s leider nicht. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren und unsere Learnings aus hunderten von Online-Veranstaltungen kurz und knapp zusammengefasst.
(1) Neue Formate statt «Copy & Paste»
Aufbau, Dauer und Inhalte für Online-Konferenzen unterscheiden sich grundlegend von Präsenzveranstaltungen. Beispielsweise können Sie eine eintägige Konferenz, die Sie früher als Event an Ihrer Hochschule angeboten haben, nicht einfach in eine achtstündige Online-Konferenz überführen. Wie der optimale Ablauf für Ihr Event aussieht, hängt vor allem von den Zielsetzungen der Veranstaltung ab - siehe Punkt 3: “Planen Sie die Konferenz vom Ende her”.
(2) Verlieren Sie sich nicht in Tool-Diskussionen
Bye-bye Zoom. Mittlerweile steht eine breite und rasant wachsende Palette geeigneter Plattformen zur Verfügung. Diese bieten standardmäßig oft Funktionalitäten an, die z.B. das Netzwerken unter den Teilnehmenden fördern. Das beste Tool bringt jedoch nichts, wenn der Ablauf und die Reihenfolge der Beiträge nicht stimmt. Was z.B. oft nicht gut funktioniert: eine Reihe von Vorträgen anzubieten und den Teilnehmenden dann am späten Nachmittag zu sagen: “So, und jetzt können Sie noch ein wenig Ihr Netzwerk pflegen in unserem virtuellen Pavillon.” Nach der langen passiven Berieselung sind Ihre Teilnehmenden ermüdet und die Motivation für Online-Networking ist dann oft sehr gering. Erfolgstipp: diskutieren Sie gerade am Anfang Ihrer Planung nicht über Tools, sondern formulieren Sie ganz klar die Ziele Ihrer Online-Konferenz und stellen Sie zunächst einen sinnvollen Ablauf ins Zentrum Ihrer Überlegungen.
(3) Planen Sie die Konferenz vom Ende her
Welche Ziele soll die Konferenz für die welche Interessengruppen erreichen? Welchen Nutzen soll die Konferenz für die Teilnehmenden erzeugen? Welche Informationen und Ergebnisse sollen nach der Konferenz für wen zur Verfügung stehen? Daraus folgt die inhaltliche Planung der einzelnen Konferenzbeiträge. Auf dieser Grundlage wird definiert, welche Informationen den Teilnehmenden bereits vor der Konferenz zur Verfügung gestellt werden sollen, wie ein Kommunikationsplan für das Event aussehen sollte und welche Anforderungen an das Organisations- und Moderationsteam bestehen. Jetzt verfügen Sie über die wichtigsten Informationen, um die Anforderungen an das einzusetzende Tool zu definieren und dieses gezielt auszuwählen.
(4) Interaktion & Networking einbauen
Die Bereitschaft von Teilnehmenden, langen Online-Vorträgen passiv zuzuhören, ist extrem gering. Bei der inhaltlichen Ausgestaltung der Konferenzbeiträge sollte dies unbedingt berücksichtigt werden. PowerPoint-Folien, die von den Referierenden abgelesen werden, sind für die Online-Welt ungeeignet.
Jeder Konferenzbeitrag sollte spätestens nach ca. zehn Minuten die Teilnehmenden in irgendeiner Form einbeziehen: “Q&A”-Systeme, Live-Umfragen, Online-Quiz, etc., lassen sich mittlerweile mit zahlreichen Tools einfach integrieren. Eine ausreichende Betreuung und Unterstützung der Referierenden im Vorfeld der Konferenz ist hierfür unabdingbar. Was z.B. oft schiefgeht: Sie bitten einen Keynote-Speaker, eine “kurze Präsentation von ca. 15 Minuten” zu halten. In der Veranstaltung wird dann aber ein wuchtiger Vortrag mit 80 Folien abgespult, der den Zeitplan völlig durcheinanderbringt. Erfolgstipp: kontaktieren Sie Keynote-Speaker, bevor diese mit der Erstellung der Präsentation beginnen. Unterstützen Sie sie dabei, interaktive Elemente umzusetzen. Hierbei ist natürlich entsprechendes “Fingerspitzengefühl” gefragt.
Beispiel: Interaktive Wissensgenerierung
Die untenstehende Abbildung stammt aus einer Online-Konferenz für ein internationales EU-Forschungsprojekt: mehr als 50 Teilnehmende arbeiten hier synchron auf einem Whiteboard.
Die einzelnen Abschnitte auf dem Whiteboard sind vor der Konferenz mit klaren Aufgabenstellungen und Anleitungen präpariert worden. Jede der sechs Kleingruppen wird durch eine geschulte Moderation betreut.
Stimmen der Teilnehmenden:
“Wonderfully organized and very productive and interactive sessions.”
“I really enjoyed today - very engaging and interactive - well done!”
“Very good conference tools and organization. Very good moderation.”
“Very well organized! Everything went very smoothly. Congratulations! “
Auch virtuelles Networking lässt sich durch den Einsatz geeigneter Formate sehr gut umsetzen. Erfolgstipps: (1) Online-Netzwerken am Ende eines anstrengenden Konferenz-Tages funktioniert nicht so gut. (2) “Moderiertes Networking” funktioniert besser: jede Networking-Session sollte durch eine möglichst bekannte Person moderiert werden, die das Gespräch in Gang bringt. (3) Übersichtliche Gruppen, mit Video und Mikrofon eingeschaltet. Was weniger gut funktioniert, sind reine Chat-Räume, in denen sich dutzende Personen gleichzeitig aufhalten. Stellen Sie genügend moderierte, virtuelle Räume mit unterschiedlichen Themen bereit, damit sich die Teilnehmenden ein für sie interessantes Thema aussuchen und über Video und Mikrofon miteinander sprechen können.
Geht es um rein frontale Informationsvermittlung, dann sind aufgezeichnete Beiträge oft der bessere Weg. Auch Formate, die beides einsetzen, d.h. sowohl aufgezeichnete Beiträge als auch interaktive Elemente, lassen sich sehr gut realisieren.
(5) Testen und Trainieren
Beispiel: Video-Anleitung zur Einführung der Teilnehmenden in die Handhabung des virtuellen Konferenz-Whiteboards.
Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die gründliche Vorbereitung des Veranstaltungsteams, was sowohl das Testen und die Handhabung des ausgewählten Tools als auch die Schulung zu den Besonderheiten der Präsentation und Moderation von Online-Konferenzen betrifft. Insbesondere die Anforderungen an die inhaltliche Ausgestaltung der Konferenzbeiträge sollte mit den jeweiligen Referierenden frühzeitig besprochen werden, bevor diese mit der Inhaltserstellung beginnen. Dazu gehört auch eine ausreichende Anzahl und Schulung von Moderator:innen, z.B. für die Betreuung von Kleingruppenarbeiten oder die Moderation von Podiumsdiskussionen und Networking-Sessions. Für die Teilnehmenden haben sich kurze Video-Anleitungen zu den eingesetzten Tools und der Veranstaltung unmittelbar vorgelagerte Kurzeinführungen mit Networking-Charakter bewährt.
(6) Klare, regelmäßige Kommunikation
Erstellen Sie einen detaillierten Kommunikationsplan: welche Informationen erhalten welche Interessengruppen wann und in welcher Form? Zeigen Sie in Ihrer Kommunikation klar auf, welchen Nutzen die Teilnehmenden aus der Konferenz ziehen und wie sie sich vor, während und nach der Konferenz einbringen können. Erfolgstipp: insbesondere bei Online-Konferenzen ist es wichtig, das Interesse an der Veranstaltung hoch zu halten – dass sich jemand vor ein paar Monaten angemeldet hat, geht sehr leicht vergessen. Denken Sie nicht nur an Email: seien Sie kreativ, wenn es um die Kommunikation geht. Beispiel: was leicht untergeht in der Email-Flut sind rein textbasierte Email-Einladungen. Gestalten Sie Ihre Emails visuell auffällig, produzieren Sie kurze Videos zu Ihrer Veranstaltung (je ca. eine Minute) und binden Sie diese sichtbar in Ihre Ersteinladung und Erinnerungs-Mails ein. Geben Sie Teilnehmenden die Möglichkeit, sich über soziale Netzwerke mit dem Ereignis zu verbinden und bereits vor der Veranstaltung über virtuelle Anschlagbretter Fragen zum Event zu stellen.
(7) Abschluss & Follow-up
Wenn Sie bis hierhin alles richtig gemacht haben, dann war Ihre Online-Konferenz ein voller Erfolg! Was oft vergessen wird: der wichtigste Teil kommt erst noch. Dazu gehört neben der Evaluation des Events auch die schnelle Bereitstellung und Versendung der Konferenzergebnisse. Beispiel aus einem Webinar mit mehr als 300 Teilnehmenden für ein internationales Forschungsprojekt: 30 Minuten nach Ende des Events ging bereits die erste Anfrage eines anwesenden Pressevertreters ein: “Wo sind die Downloads der Aufzeichnungen zu finden?”. Da wir dies für unseren Kunden von Anfang an geplant hatten, erschien der Artikel bereits am darauffolgenden Tag. Tipp: stellen Sie nicht einfach einen 90-minütigen Mitschnitt einer Online-Konferenz ins Netz. Eine zielgruppengerechte Planung und Bereitstellung der Aufzeichnungen in entsprechenden Modulen ist notwendig, genauso wie die Möglichkeit, zu aufgezeichneten Inhalten einen Meinungsaustausch zu ermöglichen.
Unsere beratung für Sie
Wir führen Sie Schritt für Schritt durch diesen Prozess und stellen dabei sicher, dass das Know-how in Ihrer Organisation aufgebaut wird. Wir arbeiten plattformunabhängig, d.h. wir unterstützen Sie mit allen gängigen Tools (z.B. Zoom, MS Teams, WebEx, Adobe Connect, etc.) und beraten Sie bei der Auswahl spezifischer Plattformen für Online-Veranstaltungen.
Sie möchten eine Online-Konferenz planen? Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!
