Was hat das zu bedeuten: Anklänge an zwei Markennamen im Titel? Dazu noch der Bezug zum Slogan eines großen Möbelhauses, dessen Gebäude immer die Farbe des Himmels an einem schönen klaren Tag haben? Sie werden selbst drauf kommen, was das miteinander zu tun hat. Oder sie lesen weiter und erfahren meine Sicht der Dinge zum Thema «online zusammenarbeiten an Hochschulen».

Homeoffice – von der Improvisation zum Dauerzustand

Wir sind inzwischen schon lange im Home-Office, mancherorts hat sich dadurch schon eine gewisse Routine in der Arbeit im Home-Office eingestellt, andernorts schon Überdruss. Was erst als kurzfristig angesetzte Notmaßnahme wahrgenommen wurde, hat sich zu einem Zustand ausgeweitet, der viel länger andauert und kräftezehrender ist, als wir das alle erwartet haben.

Wie hat sich dadurch unsere Arbeit an den Hochschulen verändert, insbesondere die Zusammenarbeit in der eigenen Abteilung und mit den Kolleginnen und Kollegen anderer Abteilungen?

Videokonferenzen – die sichtbarste Veränderung zu früher

Das prägendste sichtbare Element der neuen Arbeit im Home-Office sind die Online-Videokonferenzen, die in manchmal engem Takt eine auf die andere folgen. Manche sind interaktiv gestaltet, andere eher eine One-Man-Show der Person, die eingeladen hat. Die Videokonferenzen sind so verschieden wie es auch die Sitzungen und Workshops in Präsenz waren. Auch in Präsenz war nicht jede Sitzung eine wohlorganisierte, durchgeplante Veranstaltung, die auf die Bedürfnisse aller Beteiligten eingegangen ist. Und ebenso unterschiedlich ist es in der Online-Welt.

Aber ist das alles, was Online-Zusammenarbeit zu bieten hat?

An die Videokonferenzen haben wir uns nun gewöhnt und wir brauchen sie nach wie vor. So können wir uns zumindest sehen, wenn wir uns online Treffen. Aber wie so oft gilt auch hier: weniger ist mehr!

Es gibt viele Dinge, die wir besser NICHT in der Videokonferenz mit der gesamten Abteilung besprechen sollten, sondern in der kleineren Gruppe. Die Vorbereitung der Präsentation kommende Woche spreche ich besser mit den beiden direkt Beteiligten durch. Meine Frage zur beantragten Weiterbildung kläre ich am besten mit einem kurzen Anruf. Und die Rückschau auf die Projektarbeit im vergangenen Quartal bereitet am besten jeder selbst alleine konzentriert vor, anstatt dass wir uns erst dann Gedanken machen, wenn alle beisammen in der Online-Sitzung sind.

Wenn wir uns auf die vielfältigen Möglichkeiten einlassen, die uns die Online-Zusammenarbeit bietet, so können wir viel Neues und Hilfreiches entdecken und dazulernen. Es bietet sich uns eine gute Gelegenheit, die Art des Zusammenarbeitens in der Abteilung explizit zu besprechen und neu festzulegen. Und das geht weit über die Wahl und das «Skill-Building» in den einzelnen Tools hinaus. Es schließt auch Fragen mit ein, wie viel Transparenz wir innerhalb der Abteilung anstreben bezüglich der schon erledigten und noch offenen Aufgaben, wie klar und offen Zuständigkeiten ausgesprochen werden und wie wir mit vereinbarten Fristen umgehen. Das sind die wirklich spannenden Fragen, die sich uns stellen, wenn wir die Online-Zusammenarbeit aktiv gestalten.

Zoomst Du noch?

Videokonferenzen werden nach wie vor auch in den kommenden Monaten ein großer Bestandteil unseres Arbeitsalltags an den Hochschulen einnehmen, unabhängig davon, ob wir in der Verwaltung, in der Lehre oder Forschung tätig sind. Umso wichtiger ist, dass wir diese Online-Treffen sorgfältig vorbereiten, abwechslungsreich gestalten und die Vorteile dieses Formats nutzen. Es ist online z.B. viel einfacher, sich während einer Sitzung wiederholt für kurze Gruppenarbeiten aufzuteilen und die Erkenntnisse der Gruppen auf dem gemeinsamen Online-Whiteboard zusammenzutragen, als wenn wir dies in einem physischen Raum so planen würden.

Der Wandel geht aber weiter, Videokonferenzen sind nicht das Ende der Entwicklung der Online-Zusammenarbeit. Sie sind einfach der sichtbarste Anfangspunkt einer Entwicklung, deren Ende wir alle noch nicht abschätzen können. Es dauert eine Weile, bis wir die an der eigenen Institution verwendete Videokonferenzlösung durch und durch in ihrer gesamten Funktionalität erfasst und verstanden haben. Doch schon kommen neue Funktionalitäten dazu, bestehende verschwinden, oder sind nicht mehr dort zu finden, wo sie eben noch waren.

Aber damit nicht genug: Die neue und intensive Online-Zusammenarbeit, die wir nun seit Monaten erleben, geht im Grunde weit darüber hinaus, Sitzungen aus den Sitzungsräumen in die virtuellen Räume von Webkonferenzlösungen zu verschieben (z.B. zoom). Online zusammenarbeiten hat darüber hinaus das Potenzial, dass wir die anfallenden Aufgaben im Team als solche erkennen und sie in einem Aufgabenmanagement dokumentieren, inkl. der zuständigen Person und der Frist, bis wann die Aufgabe zu erledigen ist. Online zusammenarbeiten bietet zudem die Gelegenheit, die Rollen und Zuständigkeiten im Team expliziter zu klären. Ist diese Klärung erfolgt, können die anstehenden Aufgaben von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern selbständig erledigt werden, ohne dass es dafür zahlreiche Abstimmungssitzungen braucht. Die Anzahl Videokonferenzen mit vielen Beteiligten wird dadurch reduziert.

… Oder loomst Du schon?

Wir haben durch das flächendeckende und lange andauernde Home-Office alle den Umgang mit Videokonferenzen gelernt (z.B. zoom), manche sammeln Erfahrungen mit Messengern wie Slack oder sie setzen zur Arbeitsorganisation ein Aufgabenmanagement wie trello ein. Wieder andere haben in den vergangenen Monaten gelernt, mehrere kurze Videos zu produzieren (z.B. mit loom), um beispielsweise FAQs oder den Inhalt eines Handbuchs durch Kurzvideos zu ersetzen. Die Kurzfilme erreichen auch die Lehre, sie werden im Marketing und auch für interne Erklärvideos eingesetzt. Auch diese im Moment gerade aktuelle Entwicklung wird noch nicht das Ende sein, wie sich unsere Zusammenarbeit verändern wird, sei es als Online-Zusammenarbeit, später wieder in der Präsenz oder in hybrider Form.

Der Wandel unserer Arbeitswelt geht weiter, so viel ist klar. Und er vollzieht sich auch an den Hochschulen immer schneller. Da hilft es, wenn wir untereinander den Austausch pflegen und das WIE des zusammen Arbeitens regelmäßig hinterfragen und diese Zusammenarbeit laufend anpassen und gestalten. Im gegenseitigen Austausch können wir alle uns besser orientieren auf unserer dieser Reise in die Arbeitswelt der Zukunft.

Sie haben Fragen, Ideen oder Feedback? Schreiben Sie mir. - Ich freue mich auf den Austausch!
Lukas.Heierle@lukasbischof.eu