Der Projekt-Tsunami rollt
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“Ich bin gefühlt in mehr als 30 Projekten involviert - zu all denen soll ich etwas beitragen, Feedback geben oder an einem Meeting teilnehmen. Für mich ist es extrem schwer, da noch den Überblick zu behalten!”, so ein Teilnehmer einer Schulung, als wir das Thema Projektmanagement diskutieren. Der Projekt-Tsunami hat die deutschen Hochschulen voll erfasst. Corona, Digitalisierung, OZG, neue hochschulrechtliche Vorgaben: die Liste der Change-Treiber ist lang.
Digitalisierungsprojekte als besondere Herausforderung
Aus meiner mehr als fünfzehnjährigen Erfahrung als Projektleiter: Digitalisierungsprojekte waren für mich immer die größte Herausforderung: nebst der technischen Komplexität sind viele Bereiche zu involvieren, von Datenschutz über Rechtsabteilung bis zu Dezernaten und Fakultäten. Unterschiedliche und oft gegensätzliche Interessen der Betroffenen. Die Probleme, die im Laufe der Implementierung auftauchen, lassen sich bei Projektbeginn oft nicht voraussehen und entstehen nicht selten durch Abhängigkeiten zu anderen Digitalisierungsprojekten. Da ist langer Atem, Frustrationstoleranz und auch eine gute Portion Humor hilfreich.
Lernen im Projekt: Projektbegleitendes Coaching
Gerade Digitalisierungsprojekte laufen deshalb sehr oft nicht linear nach “Handbuch” ab - Natürlich ist das “Handwerkszeug” des Projektmanagements essentiell - aber gerade die Themen Change- und Stakeholdermanagement, also die “weicheren” Aspekte des Projektmanagements, sind aus meiner Erfahrung gerade am Anfang, in der Initialisierungsphase, besonders wichtig. Werden sie vernachlässigt, führt dies im Verlauf oft zu Blockaden oder gar Krisen im Projekt. Mit projektbegleitendem Coaching können gerade diese Aspekte im Kontext der betreffenden Hochschule gezielt aufgegriffen werden.
Struktur und Ablauf: ein Beispiel
Die Struktur und Dauer von projektbegleitenden Coachings sowie die Dauer und Anzahl der Sitzungen richtet sich natürlich nach Größe und Komplexität des betreffenden Projekts. Hier ein Beispiel eines Projekts zur Einführung einer neuen Software zur Digitalisierung administrativer Prozesse für eine Universität mit mehr als zehn Fakultäten und über 20.000 Studierenden:
Teilnehmende
Das Projekt-Kernteam (3-5 Personen, inkl. Projektleitung), bei Bedarf werden weitere Personen hinzugezogen.
Erstgespräch
In einem ca. 45-minütigen Erstgespräch lernen wir uns kennen. Das Projektteam gibt einen 10-minütigen Überblick das Projekt. Projektteam und Coach stellen sich gegenseitig vor. Die Hauptziele für das Coaching werden diskutiert und festgehalten. Das Projektteam entscheidet sich im Anschluss, ob der Coaching-Prozess beginnen soll.
Coaching-Meetings
Wir führen in einem Abstand von zwei bis vier Wochen ca. zweistündige Coaching-Meetings durch (online). Diese bestehen zur Hälfte aus einem Coaching-Impuls, der sich auf eine Fragestellung des Projektteams bezieht. In der zweiten Hälfte wird dieser Impuls direkt auf das Projekt angewandt. Die Coaching-Meetings werden durch unterstützende Materialien und Vorlagen vor- und nachbereitet. In einem ersten Schritt kann es Sinn machen, fünf bis zehn solcher Coaching-Meetings einzuplanen.
Retrospektiven: Fortschritt überprüfen
Nach ca. vier Sitzungen - oder nach Bedarf - führen wir eine gemeinsame Retrospektive durch: Was läuft gut? Was hat sich bewährt? Was können wir verbessern? Wie arbeiten wir weiter zusammen?
Abschluss
Der Zyklus von Coaching-Meetings und Retrospektiven wird fortgesetzt, bis das Projektteam beschließt, dass keine weiteren Sitzungen mehr notwendig sind. Über den gesamten Prozess wird eine Evaluation durchgeführt. Die Teilnehmenden erhalten auf Wunsch ein Zertifikat über die absolvierten Stunden und die behandelten Themen.
Projektbegleitendes Coaching für Ihr Projekt
Mit projektbegleitendem Coaching wenden die Teilnehmenden die Inhalte direkt auf das eigene Projekt an. Es wird gezielt auf die für den Projektfortschritt relevanten Fragestellungen eingegangen - im Kontext der jeweiligen Hochschule. Durch die gemeinsame Teilnahme des Kernteams, abgestimmt auf den Projektzyklus, wird der Projektfortschritt optimal unterstützt.
Martin Becker, MSc. Psychologie, Trainer und Coach - Sie haben Fragen, Ideen oder Feedback? Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!
