Lukas Bischof: Könntest du dich kurz vorstellen und erläutern, was dich dazu bewogen hat, am Online-Coaching-Programm 'Projektmanagement an Hochschulen' teilzunehmen?
Marlene Gumpoldsberger: Sehr gerne! Mein Name ist Marlene Gumpoldsberger und ich bin seit Juli 2023 als Personalentwicklerin an der Uni Wien tätig. Hier leite ich ein Projekt zur Implementierung eines Learning Management Systems. Projektmanagementskills sind dafür essenziell. Das war der Hauptbeweggrund, dass ich mich über längeren Zeitraum mit dem Thema Projektmanagement auseinanderzusetzen und dabei auch begleitet werden wollte.
Hattest du dir Alternativen zum Online-Coaching-Programm in Erwägung gezogen?
Nein, tatsächlich nicht. An der Universität Wien bieten wir das Coaching-Programm ja seit einiger Zeit erfolgreich über die Personalentwicklung an. Ich hatte in der Vergangenheit bereits einmal einen zweitägigen Projektmanagementkurs belegt.
Mir war es wichtig, nicht wieder „nur“ Theorie aufzunehmen, sondern wirklich ins Tun kommen, mit Übungen und die gelernten Dinge dann umzusetzen. Das hat sich definitiv erfüllt! Der Kurs ist ja aufgebaut in die Elemente Videoinput, dann umsetzen, dann im Arbeitsbuch anzuwenden, die Übungen auszufüllen, und dann am Ende jeder Woche noch einmal in einem Live-Call die Möglichkeit zu haben, Fragen zu stellen.
Was war zu Beginn des Programms deine Motivation zur Teilnahme und deine Erwartungen an das Programm?
Mein Ziel zum Zeitpunkt der Anmeldung war die gute Begleitung in meiner Projektvorbereitung. Mein Projekt existierte in Gedanken schon seit über einem Jahr, aber erst mit meinem Arbeitsbeginn wurde es dann konkret. Zum Kursstart war dann das große Thema, den Projektantrag zu schreiben. Wir mussten uns unserer eigenen Ziele bewusst werden, wir mussten eine Struktur ins Projekt bekommen und externe Partnerinnen finden für die Implementierung der Plattform finden. Meine Erwartung war, dass ich durch den Kurs begleitet werde, und eine Struktur in dieses große Vorhaben zu kriegen.
Und hat sich diese Erwartung erfüllt für dich?
Ja, definitiv! Für mich war das ein perfekter Zeitpunkt, den Kurs zu machen, weil einiges an Vorarbeit schon existiert hat, aber auch vieles noch sehr offen war. Ich konnte dann Übungen wie das Zielkreuz zum Beispiel mit meiner Führungskraft noch einmal selbst machen. Das Programm hat mir sehr geholfen, wirklich genau zu schauen, „was ist notwendig?“ „Wen lade ich ein?“ „Wie strukturiere ich das ganze?“, „Wie gestalte ich mein Projekt-Kick-Off?“ Mir hat es sehr geholfen in dieser Phase der Projektvorbereitung, und mittlerweile ist das Kick-Off vorbei und sehr erfolgreich über die Bühne gegangen, und der Kurs hat mir enorm dabei geholfen!
OCP Alumna Marlene Gumpoldsberger, Personalentwicklerin an der Universität Wien
Damit hast du meine nächste Frage schon beantwortet – was du konkret im Alltag direkt umsetzen konntest. Was war für dich das Hilfreichste im Kurs?
Ich glaube, zu dem Zeitpunkt, wo ich den Kurs belegt habe, war das Thema Ziele das Wichtigste. Ich habe für mich anhand des Zielkreuzes noch einmal ganz klar definieren können, „wer ist unsere Zielgruppe?“, „was ist der Sinn und Nutzen von dem Ganzen?“, „Wo wollen wir hin?“ Ich habe das dann für mich selbst in einen Zielsatz formuliert und das dann auch noch mit meiner Führungskraft besprochen.
Wir haben das zunächst wirklich nur zu zweit gemacht, ohne alle anderen Stakeholder, die im Projekt jetzt wirklich involviert sind, und mir das sehr geholfen, weil ich damit viel Informationen zusammenfügen konnte, die nirgends aufgeschrieben waren.
Das war unglaublich hilfreich für die Vorbereitung des Projektantrags, um wirklich zu sagen: „Das ist unser klares Ziel, und darauf bauen wir den ganzen Projektantrag auf!“ Die Zielkreuz-Methode habe ich dann, wie schon erwähnt, beim Kick-Off noch einmal eingesetzt, und das war eine tolle Übung, weil den externen Stakeholdern ist in diesem Moment klar geworden, wie komplex das Projekt wirklich ist! Alle haben noch einmal ihre Zielgruppen genannt und es ist ganz klar geworden, dass wir von verschiedenen Stakeholdern reden, die wir bedienen wollen mit dieser Plattform, mit sehr verschiedenen Interessen.
Großartig, das freut mich sehr zu hören! Welche Herausforderungen im Projektmanagement begegnen dir derzeit am meisten?
Ich glaube, eine der größten Herausforderungen im Hochschulbereich ist, dass viele Personen, vor allem in der Administration, nicht projektmäßig angestellt sind, sondern ihren Job mit 20 bis 40 Stunden haben und die Projekte kommen obendrauf. Das wirklich gut zu organisieren, dass die Zeit vorhanden ist für die Projektaufgaben, ist eine große Herausforderung.
Ich habe jetzt auch schon gemerkt, dass die Projektarbeit, wenn sie denn passiert, an Hochschulen selten wirklich agil passiert, wir aber jetzt in Zusammenhang mit der Software-Einführung ein hybrides Projekt haben: Die externen arbeiten agil, wir nicht ganz so agil und das ist auch eine Herausforderung, diese Arbeitsweisen zu verbinden.
Hat dir das Programm da geholfen oder Ansatzpunkte geliefert, wie das gelingen kann?
Es wird die Zeit dann zeigen (lacht). Im Programm habe ich das Bewusstsein für agiles Projektmanagement entwickelt und die praktische Arbeit mit Product Backlog und User Stories kennengelernt. Allein diese Begriffsklärung war schon sehr hilfreich! Ich habe außerdem zum ersten Mal Trello, das dem von uns im Arbeitskontext verwendeten Jira sehr ähnelt. Ich nutze jetzt beides für Aufgabenmanagement und Projektmanagement, Trello privat und Jira im Projekt.
Inwiefern hat das Programm zu deiner persönlichen und professionellen Weiterentwicklung beigetragen?
Persönlich war für mich der Netzwerkaufbau super! Neben den Videos und dem Selbstbearbeiten der Aufgaben im Arbeitsbuch haben wir in Erfolgsteams zusammengearbeitet, mit anderen Teilnehmenden und ihren Projekten. Wir haben uns auch nach Abschluss des Programms weiterhin getroffen. Jetzt habe ich ein Netzwerk, wohin ich mich mit Fragen zum Projektmanagement wenden kann! Das ist super!
Beruflich fühle ich mich jetzt gut gewappnet für mein aktuelles Projekt. Ich habe mir alle Folien aus dem Kurs ausgedruckt und in eine Mappe abgelegt und kann jetzt immer alles nachschauen, wenn ich es brauche. Das Arbeitsbuch habe ich mir als Vorlage abgespeichert und freue mich, es beim nächsten Projekt nutzen zu können.
Du hast ja sowohl eine „klassische Schulung“ als auch das Online-Coaching-Programm besucht. Was empfandest du als besonders wertvoll am Programm 'Projektmanagement an Hochschulen' im Vergleich zu anderen Weiterbildungsangeboten?
Auf jeden Fall die Kombination aus Theorie und Praxis! Die Videos, die Aufgaben und die Fragerunde am Ende der Woche waren für mich besonders wertvoll. Jeden Montag habe ich mir Zeit blockiert, um die Videos anzuschauen, Fragen notiert, Mittwoch/Donnerstag das Arbeitsbuch bearbeitet sowie die Aufgaben ausgefüllt, um das Gelernte umzusetzen. Diese Umsetzung fehlt in anderen Seminaren oft! Durch die kleinen Häppchen des Programms waren die Inhalte direkt umsetzbar. Auch die wöchentlichen Live-Calls fand ich sehr schön. Obwohl ich selbst wenige Fragen mitgebracht habe, war das Zuhören und der Austausch mit der großen Gruppe echt sinnvoll! Man merkt, dass wir alle im selben Boot sitzen!
Du hast den Austausch mit anderen Teilnehmenden erwähnt. Welche Bedeutung hatte das Netzwerken im Programms für dich?
Für mich war vor allem die Arbeit in meinem Erfolgsteam wichtig. Hier konnte ich zusammen mit Personen, die ähnliche Projekte leiten, mein Netzwerk erweitern und gute Impulse erhalten. Der Austausch hat es uns ermöglicht, unsere Herausforderungen gemeinsam zu bewältigen.
Gibt es Tipps, die du zukünftigen Teilnehmenden des Programms gerne mitgeben würdest?
Vor allem, wenn jemand vor oder zu Beginn des Projekts steht, ist die Teilnahme sehr sinnvoll! Gerade zu Beginn eines Projekts kann das Programm helfen, ganz vieles zu überdenken und bedenken, was im Projekt wichtig wird. Wenn jemand noch nicht viel Projektleitungserfahrung hat, ist das super hilfreich!
Außerdem der Tipp, wirklich Termine im Kalender für die Fortbildung zu blockieren, war wirklich sehr hilfreich! Fortbildung kommt ja meistens zusätzlich zum Alltagsgeschäft. Wenn man sich keine Zeit einplant, dann gelingt es nicht!
Wie siehst du die Rolle effektiven Projektmanagements an Hochschulen in der Zukunft und wie trägt das Programm deiner Meinung nach dazu bei?
Ich nehme es so wahr, dass Projektmanagement als Thema immer präsent ist. Kurse zum Projektmanagement werden bei uns [an der Universität Wien] immer angeboten und immer sehr nachgefragt. Allerdings wird die Projektarbeit oft nicht so gelebt, wie sie in den Seminaren vermittelt wird! Das Bewusstsein für Projektmanagement steigt immer mehr. Die große Kunst ist es, Projekte und das Projektmanagement so zu organisieren, dass es kompatibel ist mit den sonstigen Aufgaben der Personen. Das Thema Zeitmanagement ist ein ganz großes. Wir müssen aufpassen, dass wir Personen überlasten. Daher ist ein längerer, begleitender und hybrider Kurs viel sinnvoller als ein 1–2 Tagesseminar, weil in einem Tagesseminar die Transferleistung nicht passiert.
Liebe Marlene, ich danke dir für dieses tolle Interview. Vielen Dank!
