Zeit- und Selbstmanagement hat viele Gesichter – und nicht minder viele Methoden. Wer sich schon mal auf Google nach Methoden und Prinzipien umgeschaut hat, dem wird vermutlich relativ schnell schwindelig ob der Fülle an Ideen, wie man schneller, besser, effizienter, effektiver, produktiver und einfach ein zufriedenerer Mensch werden kann. Im Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie mit individuellem Zeitmanagement effektiver arbeiten können und gebe Ihnen zwei Methoden zur Umsetzung mit an die Hand.
Individuelle Methoden des Zeitmanagements für persönliche Effizienz
Etwas, das viele Erfinder diverser Methoden nicht, oder sagen wir nicht ausreichend, berücksichtigen, ist, dass Menschen unterschiedlich sind und daher eine „one size fits all“-Lösung in den seltensten Fällen auch wirklich für alle geeignet ist. Viele „Hacks“ oder Methoden sind in der Tat sehr hilfreich – nur eben nicht für jede und jeden. Die Kunst des Zeitmanagements besteht darin, sich aus dem riesigen Werkzeugkasten aus Prinzipien und Strategien diejenigen herauszusuchen, die sowohl für das eigene Problem als auch zur eigenen Persönlichkeit und Arbeitsweise am besten passen. Eine Methode, bei der ich bei jedem Anwenden innerlich alles in mir sträubt und ich merke, dass sie einfach nicht zu mir passt, wird mir mehr schaden, als sie mir hilft. Zeitmanagement-Methoden sollen uns nützen, aber niemals beherrschen. „Ich muss das jetzt machen, weil das ALLE erfolgreichen Menschen machen“ – nein. Was sich nicht richtig anfühlt, ist vermutlich einfach nicht geeignet für mich.
Die beste Herangehensweise ist tatsächlich, verschiedene Methoden für eine Weile auszuprobieren, neugierig zu sein, vielleicht sie auch ein wenig abzuändern bzw. anzupassen – und zu beobachten, was sich (zum Positiven) verändert.
Projektarbeit im Hochschulkontext verlangt gut gelenkten Fokus
Beispiel Fokus:
▶️ Wie kann ich mich besser fokussieren?
▶️ Wie kann ich meinen Fokus besser lenken – und vor allem halten?
Insbesondere im Hochschulkontext ist das immer wieder eine Herausforderung, die uns begegnet: Arbeit in Projekten, davon auch gleich mehrere und ein dynamisches Umfeld mit oftmals vielen Veränderungen. Während ich an Projekt A arbeite, landet auch schon die nächste E-Mail zu Projekt B in der Inbox.
Wer hier den Fokus nicht bewusst lenkt und hält, findet sich schnell in einer Situation, in der der Schwanz mit dem Hund wackelt, beziehungsweise in der E-Mails und Benachrichtigungen uns steuern, nicht umgekehrt.
Fokus kann hier eine hilfreiche Methode sein. Wir stellen im Folgenden zwei Beispiele vor, die sich insbesondere für Deep Work eignen. Deep Work ist ein Zustand höchster Konzentration, der es uns ermöglicht, effizient und effektiv hochwertige Arbeit zu leisten.
Fokus verbessern – Ablenkungen reduzieren
Methode Nummer 1: Ablenkungen reduzieren.
Wahrlich keine große Kunst, nicht mal eine Methode im engsten Sinne. Allerdings sollte man nicht glauben, wie viele nervöse Augenpaare aufflackern, wenn es heißt: „So, und nun schaltet alle Benachrichtigungen auf dem Handy aus (ja, auch die für die lustigen Videos von Insta und Co.). Und nun schließt Euer E-Mail-Programm.“
Wir sind es so gewohnt, auf rote Bällchen und „Pings“ von dem kleinen Rechteck in unserer Hand zu reagieren, dass der Gedanke, es könnte uns mal NICHT benachrichtigen, bei vielen Menschen schon für nervöse Unruhe sorgt. Dabei spielt natürlich auch das Design der modernen Apps eine große Rolle, die ein permanentes Festmahl für unser Belohnungssystem in Form von Dopamin auftischen.
Also eher ein unfairer Gegner (wer es nicht glauben mag, kann „Gamification“ von Apps googeln). Um so mehr sollten wir darauf bedacht sein, dass der Hund mit dem Schwanz wackelt: dass wir unser Handy (und seine Nutzung) unter Kontrolle haben, nicht umgekehrt. Wer einmal aus dem „Flow“ gerissen wird, um schnell mal zu schauen, was es Interessantes in der Handy-Welt gibt, braucht bis zu 20 Minuten, um sich wieder voll auf seine Aufgabe konzentrieren zu können.
Eine Challenge für die nächsten 30 Tage könnte also sein: Schalten Sie während wichtiger Aufgaben alle Benachrichtigungen aus - außer vielleicht für Notfälle. Im besten Fall dann das Handy auch in einen anderen Raum legen, denn es ist tatsächlich nachgewiesen, dass selbst der Anblick des kleinen Geräts uns schon ablenken kann.
Challenge accepted?
Deep Work: Maximale Konzentration für optimale Ergebnisse
Methode Nummer 2: Die Pomodoro-Technik, oder anders ausgedrückt: kurze, intensive Fokus-Arbeit, dann einige Minuten Pause – dann die nächste Intensiv-Einheit.
Größere Pause nach mehreren Einheiten. Die ursprüngliche Version dieser Methode geht von 25 Minuten-Einheiten aus, die sich hervorragend für die Bearbeitung von Deep Work anbieten. Also: alle Ablenkungen beseitigen, sodass wir komplett ungestört arbeiten können.
„Deep Work: Berufliche Aktivitäten, die in einem Zustand ablenkungsfreier Konzentration erledigt werden - bis zur äußersten Grenze deiner kognitiven Kapazitäten.“
Wecker stellen – und dann 25 Minuten ausschließlich an einer Aufgabe arbeiten. Wenn der Wecker klingelt: 5 Minuten Pause. Aufstehen, strecken, die Augen entspannen oder schließen, in die Ferne blicken, kurze Entspannungstechnik, kurze körperliche Übung oder sich auch einfach mal langweilen – weit weg vom Bildschirm (ja, auch jenem des Handys!).
Es folgt die nächste Runde 25 Minuten – 5 Minuten Pause. Und dann noch einmal. Nach der 4. Runde folgt eine längere Pause, 15 bis 20 Minuten mindestens, besser 30. Wir haben immer wieder Variationen der Methoden gesehen und das ist gut so. Nicht jede und jeder möchte nur 25 Minuten an etwas arbeiten, für viele sind etwas längere Phasen geeigneter (z. B. 50 oder 60 Minuten). Wichtig ist dabei nur, dass die Fokus-Phasen nicht bis zum Moment der mentalen Erschöpfung gestreckt, sondern vorher schon kleine, erholsame Pausen eingeschoben werden.
Mentale Erschöpfung macht sich zum Beispiel als Unruhe bemerkbar. Man will ständig auf etwas anderes schauen, man hat den Wunsch nach Ablenkung. All das können Warnzeichen sein: Das Gehirn braucht eine Pause. Wichtig: Auch die längere Pause nach mehreren Fokus-Einheiten ist essenziell für die mentale Erholung – die uns dann wiederum längeres Fokus-Arbeiten erlaubt. Auch hier gilt: einfach mal ausprobieren!
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